I. GENERALITE
L’encaissement « tactile » permet d’exploiter les fonctionnalités tactiles des écrans tactiles .
L’utilisation de la souris est possible en l’absence de fonctionnalité tactile de l’écran.
La suite du document fait référence à des « pages tactiles » prédéfinie à la livraison du logiciel CashOffice.
Si une altération des pages tactiles est opérée, une adaptation des méthodes d’encaissement sera nécessaire.
II. PREREQUIS
A. Description
Passage de l’encaissement en mode tactile
Optionnel : définition du caissier et vendeur par défaut
(Cela facilite les encaissements tactiles)
III. DEBUT D’ENCAISSEMENT TACTILE
A. Arrivée sur la page tactile principale
1. Aller dans le menu VENTE – Encaissement.
S’il n’y a pas de caissier et vendeur par défaut :
2. saisir le code caissier
(Au clavier ou en utilisant les touches tactiles numériques)
(Note : la présentation diffère en fonction de la page tactile définie)
Code d’accès sur 4 chiffres (celui de la fiche vendeur).
C’est à partir de ce code que CashOffice peut déterminer l’accès aux diverses fonctionnalités de l’encaissement, par exemple : la possibilité de faire des remises.
(En général, la personne qui est derrière l’ordinateur)
3. saisir le numéro vendeur
(Au clavier ou en utilisant les touches tactiles numériques)
Numéro de vendeur sur 2 chiffres (celui de la fiche vendeur)
Cela permet de faire des statistiques de ventes (CA par Vendeur).
(En général, la personne qui conseille le client)
IV. COMPOSITION DE L’ECRAN D’ENCAISSEMENT TACTILE
A. Présentation
[A] Numéro de la vente
[B] Total + informations diverses
[C] Liste des articles
[D] Bouton tactile : Recherche
[E] Bouton tactile : Vente à un client
[F] Bouton tactiles : Mode de paiements
[G] Bouton tactile : Validation (de la vente)
[H] Bouton tactile : Information sur les modes de paiements
[I] Bouton tactile : Zone de saisie
[J] Bouton tactile : Suppression règlement
[K] Bouton tactile : Mise en attente
[L] Bouton tactile : Touches de modification d’un article
[M] Bouton tactile : Pavé numérique
[N] Bouton tactile : Remises
[O] Bouton tactile : Duplicata
[P] sortie de l’encaissement : sortie sans validation
B. Condition de la validation d’une vente
Pour valider une vente, les éléments suivants doivent être obligatoirement renseignés :
– Le code du caissier
Qui a les autorisations pour encaisser ?
(En général, la personne qui est derrière l’ordinateur)
– Le numéro du vendeur
Qui a fait la vente ? (En général, la personne qui conseille le client)
– Une ou plusieurs références [C]
Quels sont les articles vendus ?
– Un ou plusieurs modes de paiements [H]
Comment cela a été réglé ?
V. VENTES SIMPLES
A. Vente d’un article en espèces
1.Saisie de références
Saisir la référence du produit vendu [H]
Référence sur 8 caractères (avec taille et couleur)
Plusieurs méthodes de saisie sont possibles :
a. La lecture avec le lecteur optique (douchette code barre). Lire directement le code barre avec le lecteur.
Remarque : Un code EAN13 peut être lu s’il a été renseigné dans la fiche article.
b. La saisie au clavier.
– Saisir la référence (sur l’étiquette par exemple).
– Valider par la touche ENTREE.
– Sélectionner la taille.
– Sélectionner la couleur.
c. Une recherche
– Appuyer la touche F11.
Ou
La touche tactile « RECHERCHE » [D]
– Un écran de sélection apparaît :
– Remettre à zéro la sélection par le bouton RAZ.
– Entrer les éléments de recherche :
Par exemple, les références dont la désignation commence
Par PU et la référence chez le fournisseur commence par 112.
Case DESIGN: PU
Case REF FRS: 112
– Lancer la recherche par le bouton F12= RECHERCHER
– Sélectionner la référence dans la liste du bas.
– Sélectionner la taille.
– Sélectionner la couleur.
d. Une touche article préprogrammée [K]
– Toucher simplement sur la touche en question
2. Modes de paiement
a. Toucher la touche tactile « Espèces ».
b. L’information « Espèces » avec le montant associé Apparait dans la zone.
3. Validation de la vente
a. Vérifier les informations saisies.
b. Toucher la touche tactile « Validation ».
c. En fonction des équipements installés :
Le tiroir-caisse s’ouvre et le ticket de la vente s’imprime.
B. Vente avec rendu monnaie
1. Commencer la vente de manière classique.
(Points 1 et 2 du menu vente d’un article en espèces)
2. Saisir le montant fourni par le client : 50€ (par exemple)
3. Toucher la touche tactile « Espèce ».
4. Terminer la vente de manière classique.
C. Vente avec plusieurs modes de paiements
Exemple : vente de 135€ : 100€ en Carte Bancaire + 35€ en espèces
Les espèces étant toujours présentes en dernier mode de paiement
1. Commencer la vente de manière classique. (Points 1 et 2 du menu vente d’un article en espèces)
2. Saisir le montant Carte Bancaire : 100
3. Toucher la touche tactile « CB ».
4. Toucher la touche tactile « Espèces ».
5. Terminer la vente de manière classique
D. Enlever un mode de paiement
1. Toucher la touche tactile « SUP.REGL ».
2. Toucher la touche tactile du mode de paiement à enlever.
3. Répéter étape 1 et 2 si plusieurs règlements à modifier.
E. Sortie de l’encaissement
Lorsque la saisie de la vente a débuté et qu’elle n’a pas été validée,
Il est possible de sortir de la vente.
1. Cliquer sur la croix rouge
2. Répondre OUI à la question :
Voulez-vous quitter la fiche sans sauvegarder ?
F. Opérations sur une référence saisie
1. Suppression d’une référence
1. Sélectionner la référence à modifier.
Soit au clavier avec les flèches de direction ↑, ↓.
Soit avec la souris en cliquant directement sur la référence. Soit en touchant directement la référence.
2. Toucher la touche tactile « Sup. Ligne. »
2. Changement du prix de vente
1. Sélectionner la référence à modifier.
Soit au clavier avec les flèches de direction ↑, ↓.
Soit avec la souris en cliquant directement sur la référence. Soit en touchant directement la référence.
2. saisir le montant
3. Toucher la touche tactile « € Ligne. »
3. Remise en pourcentage
1. Sélectionner la référence à modifier.
Soit au clavier avec les flèches de direction ↑, ↓.
Soit avec la souris en cliquant directement sur la référence. Soit en touchant directement la référence.
2. saisir le montant
3. Toucher la touche tactile « % Ligne. »
4. Modification des quantités
1. Sélectionner la référence à modifier.
Soit au clavier avec les flèches de direction ↑, ↓.
Soit avec la souris en cliquant directement sur la référence. Soit en touchant directement la référence.
2. saisir le montant
3. Toucher la touche tactile « Qte Art. »
VI. OPERATIONS DIVERSES
1. Toucher la touche tactile « Tiroir-Caisse »
2. Le tiroir-caisse s’ouvre.
1. Toucher la touche tactile « Article »
2. Sélectionner la fiche article (Même méthode que pour la vente)
3. Attendre l’écran de la fiche article.
5. Cliquer sur l’onglet Quantités.
6. Effectuer la consultation.
7. Sortir de la consultation par le bouton
Ou par la touche ECHAP.
C. Mise en attente d’une ou de plusieurs ventes
Cela permet d’encaisser d’autres clients dans le cas d’un client indécis.
1. Toucher la touche tactile « Attente »
2. Effectuer les ventes pendant la pause.
3. Revenir sur la vente qui a été mise en attente :
4. Toucher la touche tactile « Attente »
5. Choisir la vente en attente du tableau
6. Poursuivre la vente.
D. Réimpression d’un duplicata de vente
Equivalent au menu Vente, impression ticket
1. Toucher la touche tactile « Duplicata »
2. Un écran apparaît
4. Renseigner le format :
Ticket : Duplicata du ticket
Ticket Cadeau : Duplicata du ticket sans prix
Facture : Facture de la vente
Fiche Repas : Impression d’une fiche repas
Ticket A4 : Ticket format A4
Retour : Retour de la vente choisi
5. Renseigner la date.
Remarque : la date du jour est mise automatiquement. Un calendrier est disponible en à droite.
7. Renseigner le numéro de la vente
8. Cliquer sur le bouton adéquat pour l’impression au format désiré .
9 .le motif de duplicata
E. Vente par lot
La vente par lot consiste à vendre plusieurs articles à un prix unitaire au sein d’un même lot.
Le lot peut être composé de produits identiques ou de produits différents.
1. Toucher la touche tactile « Lots »
2. L’écran suivant apparait :
3. Sélectionner les articles et le montant du lot
4. Valider par « OK »
5. Poursuivre la vente
VII. ANNEXES A L’ENCAISSEMENT
4. Saisir le numéro d’avoir (F11 ou jumelles) et confirmer par la touche ENTREE.
5. Vérifier les informations affichées tel que le nom du client et le montant.
6. Cliquer sur le bouton Oui.
7. Cela revient à l’encaissement.
8. Poursuivre la vente.
a. Si le montant de l’avoir est égal au montant de la vente
(Avoir = vente) :
Valider la vente normalement et ranger l’avoir dans le tiroir-caisse pour la clôture.
b. Si le montant de l’avoir est inférieur au montant de la vente
(Avoir < vente) :
Un autre mode de paiement sera demandé et ranger l’avoir dans le tiroir-caisse pour la clôture.
c. Si le montant de l’avoir est supérieur au montant de la vente
(Avoir > vente) :
– l’avoir repris sera soldé.
– un avoir de reliquat sera émis correspondant à la différence de montant.
– donner le reliquat au client.
Sur l’avoir repris :
– ranger l’avoir dans le tiroir-caisse pour la clôture.
3.Méthode d’échange rapide en encaissement
Une méthode d’échange rapide existe en encaissement.
Cela évite de faire un retour, puis un encaissement avec un avoir.
1. Saisir les articles repris :
a. Toucher la touche tactile « Retour Art »
b. Le texte Retour apparaît en gros
c. Saisir de manière habituelle les références retournées.
(Toutes les opérations sur la ligne sont possibles)
Remarque : les articles en retour sont écrits en rouge et ont une quantité négative.
c.Toucher la touche tactile « Retour Art »
3. Saisir les articles vendus
4. Choisir le mode de paiement
Si retour < vente
B. Les arrhes
1.Présentation
L’arrhes est utilisée lors d’une avance d’argent pour une vente future.
Il est couramment sollicité pour une réservation de produit.
Il peut apparaître de temps à autre le texte Arrhes : aucune différence avec les arrhes qui existe au sein du logiciel.
2.Emission d’une arrhes
Voir la procédure normale vente – Emission d’arrhes
3.Remboursement d’une arrhes
Voir la procédure normale vente – Emission d’arrhes
4.Reprise dans une vente
1. Commencer la vente de manière classique
Jusqu’aux modes de règlements.
2. Toucher la touche tactile « arrhes » [F]
3. L’écran de reprise d’arrhes apparaît :
4. Sélectionner les arrhes repris
a. Soit en double-cliquant sur les lignes adéquates dans la liste [RA 2].
Les lignes se mettent en rouge.
b. Soit en saisissant le numéro de l’arrhes dans la case recherche [RA 1].
La ligne correspondant à l’arrhes se met en rouge.
5. Cliquer sur Valider [RA 3].
6. Cela revient à l’encaissement.
7. Poursuivre la vente.
La gestion des reliquats est identique aux avoirs.
Veuillez-vous reporter à la section Reprise des avoirs
IV. AUTRES
Voir la procédure normale vente – Frais de caisse
Voir la procédure normale vente – X du jour
Voir la procédure normale vente – X par vendeur
V. CLOTURE ET FERMER LA CAISSE
Voir la procédure normale vente – Compter et fermer la caisse
VI. LES CLIENTS
Dans le but de fidéliser les clients, CashOffice gère un fichier client.
A partir de ces informations, CashOffice peut éditer des statistiques de ventes
(Envoi de courrier pour une promotion).
3. Saisir le numéro relatif au client
Par son numéro de carte client :
a. Positionner le point sur Entrez le numéro de la carte client.
b. Saisir le numéro de la carte dans le champ situé à droite.
Par son numéro de fiche client :
a. Positionner le point sur Entrez le numéro du client.
b. Saisir le numéro du client dans le champ situé à droite.
Par recherche :
a. Cliquer sur la touche F11.
b. Un écran de recherche client apparaît (page suivante):
c. Cliquer sur le bouton RAZ.
d. Saisir dans les diverses cases les informations de recherche.
e. Cliquer sur le bouton F12 = RECH.
f. Sélectionner dans la liste du bas, le client.
g. Cliquer sur le bouton OK.
5. Le nom du client ainsi que son numéro apparaissent dans l’encaissement en haut à droite.
6. Terminer la vente de manière classique.
C. Création d’une nouvelle fiche client en encaissement
1. Commencer la vente de manière classique, cela sans valider la vente.
2. Toucher la touche tactile « Client » [E]
3. L’écran de saisie du client apparaît :
4. Cliquer sur le bouton Création.
5. Effectuer la saisie de la fiche client
(Sans oublier la validation par la touche F12).
6. Le nom du client ainsi que son numéro apparaissent dans l’encaissement en bas à droite.
7. Terminer la vente de manière classique.
