PARAMETRES

Le menu paramètres comprend :

Les paramètres basiques et paramétrages
BootikOnLine
Import / Export
Sauvegardes et restauration
Vendeurs

I. BASIQUES

Ce sont des fiches de base qui doivent être remplies impérativement avant de commencer l’exploitation de CashOffice.

Parmi les basiques on trouve :
Le mode de règlement,
La TVA,
Les motifs,
Les unités,
Les souches,
Détail société,
Les sélections,
Les devises,
Les gueltes
Les engagements,
Les objectifs mois / semaine.

A. Le mode de règlement

Dans cette section sont recensés les modes déjà existants. Pour en créer un nouveau, cliquer sur le bouton + en haut à droite.

1. Sélectionner le menu Fichier – Basique – Mode de paiement
2. Cliquer sur le bouton + en haut à gauche

3. Choisir un code pour ce mode de paiement
4. Choisir un libellé
5. Valider à l’aide de la touche F12

B. TVA

1.Présentation

CashOffice gère plusieurs TVA, la TVA est utilisée dans la fiche article.

9 codes de TVA sont acceptés sur un seul caractère numérique.

On peut retrouver un taux de TVA par son code.

2.Création d’une autre fiche TVA

1. Sélectionner le symbole Paramètres – Basiques – TVA
2. Cliquer sur le bouton + en haut à gauche

3. Choisir un code et un taux TVA
4. Choisir un libellé puis valider

C. Détail société

Ces paramètres sont obligatoires pour la certification NF 525

Votre société :
- Nom : Le Nom de la société suivi de sa forme juridique (SARL, SA, …).
- Adresse : adresse de la société.
- CP : code postal de la société.
- VILLE : ville de la société.
- Commune : commune (ou la ville) de la société.
- Pays : pays de la société.
- SIRET : numéro de SIRET (ou SIREN), exemple : 362 521 879 00034.
- NAF : numéro d’activité française (ou APE), exemple : 741Z.
- TVA : numéro de TVA intracommunautaire, exemple FR2 362 521 879.
- Capital social : capital social, exemple 1000 €.
- RCS : immatriculation au registre du commerce et société.
- Ville de greffe : ville de greffe, exemple PARIS.
- NIRM : numéro d’inscription au répertoire des métiers.
- Note : L’immatriculation au Répertoire des métiers (RM) est obligatoire pour les entreprises exerçant à titre principal ou secondaire une activité artisanale.
Entête et pied de ticket pour les tickets de vente, bon d’achat et arrhes
Entête et pied de ticket pour les tickets d’avoir.

II. PARAMETRAGE

Via ce menu, le fonctionnement du logiciel est modifié.
Ces paramètres sont propres à l’ordinateur et au magasin
Ils sont liés à la vente, à l’article, à la commande, à la livraison et au transfert.
Ces paramètres sont accessibles par le menu Paramétrages – Paramètres

D. Vente

Indiquer les dates des différentes soldes, les conditions de remises, les arrondis.

E. Article

F. Commande

G. Livraison

H. Visualisation

I. Edition

J. Etats

K. Devise

L. Client

M. Fidélité

N. Paramétrage qui impacte la norme NF525

➢ Vente 1/1 : « affichage du plan de table »
Gestion des notes restaurant
➢ Vente 2/2 : « décalage horaire de clôture de caisse »
Clôture de période pour archive fiscal
➢ Edition : « imprimer ticket » OUI/NON/DEMANDER
Mode de délivrance du justificatif
➢ Edition : « Format de ticket » Ticket /A4
Mode de délivrance du justificatif
➢ Edition : « Format avoir » Ticket /A4
Mode de délivrance du justificatif

III. SAUVEGARDE ET RESTAURATION

A. Sauvegarde

Dans CashOffice, on peut effectuer une sauvegarde des données
(Par exemple : pour conserver l’inventaire à une date donnée)

Dans le Menu Paramètres
1. Sauvegarde et restauration
2. Sauvegarder la base de données

La sauvegarde prend l’ensemble des données et crée plusieurs fichiers .ZIP, stocké sur le disque dur dans C:\BACKUP\ et nommé selon le format suivant :
Par exemple : SVG-« cle_unique_de_sauvegarde.zip

B. Restauration

Dans CashOffice, on peut restaurer la dernière sauvegarde des données effectuée.

Dans le Menu Paramètres
1. Sauvegarde et restauration
2. Restaurer une base de données
Saisir le code administrateur
Choisir le fichier de restauration (seul le dernier fichier de sauvegarde peut être restauré)
Les données d’un fichier précédemment sauvegardé vont remplacer l’intégralité des données de CashOffice.
1. 1. Au premier message d’avertissement, cliquer sur le bouton « valider ».

2. Sélectionner le fichier de sauvegarde que l’on souhaite restaurer et valider.
3. Au 2ème message d’avertissement, cliquer sur le bouton « valider ».

C. SAUVEGARDE A LA SORTIE DU LOGICIEL

Cliquer sur le bouton de sortie
Cliquer sur « Sauvegarder et Quitter »
Les fichiers de sauvegarde seront présents dans le dossier local de backup
(C:\BACKUP par défaut) :
- Sauvegarde-CO-« mois »-« numéro société ».zip
- Sauvegarde-CO-« jour »-« numéro société ».zip
- Sauvegarde-NF-« mois »-« numéro société ».zip
- Sauvegarde-NF-« jour »-« numéro société ».zip
Remarque : ces fichiers ne peuvent pas être exploités par la fonction « restauration » de CashOffice.

IV. VENDEURS

A. Création d’une nouvelle fiche vendeur

Dans CashOffice, un utilisateur s’appelle un vendeur.

Aller dans le menu Paramètres → Vendeur
Cliquer sur le bouton + en haut à gauche

Saisir le numéro du vendeur (2 chiffres)
Passer la saisie de la qualification
Saisir le numéro du groupe auquel appartient le vendeur (2 chiffres)
Remarque : le groupe 00 est un groupe possédant toutes les autorisations.
Saisir le code secret du vendeur (4 chiffres maxi)
Saisir le nom et le prénom du vendeur
Valider la création à l’aide de la touche F12

B. Droit d’accès

1. Présentation

On établit ainsi la liste des opérations autorisées ou non pour chaque groupe d’accès.
Le droit d’accès permet de donner un accès personnalisé (avec des autorisations et des interdictions aux utilisateurs de CashOffice).
Ces accès sont organisés par groupes d’utilisations, chaque utilisateur est tributaire d’un groupe.

2. Création d’un nouveau groupe d’utilisateur

Aller dans le menu Paramètres > Vendeurs > Droit d’accès
Cliquer sur le bouton + en haut à gauche

A : Liste des modules
B : Sélection des modules
C : Autorisations spécifiques au module sélectionné
D : Sélection des autorisations du module sélectionné

Saisir un code pour ce groupe d’accès
Saisir le nom du groupe d’accès
Attribuer les autorisations pour tous les modules
Valider à l’aide de la touche F12

Lorsque le fichier Codes d’accès est prêt, on peut remplir le fichier vendeurs.

V. IMPORT / EXPORT

A. EXPORT

CashOffice permet d’exporter l’ensemble des données, cela dans un format de fichier spécifique à CashOffice.
Par ce biais il est possible de transférer des fiches articles d’une boutique vers l’autre via l’export d’une sélection.

B. IMPORT

Via ce menu CashOffice importe le fichier précédemment généré.

VI. MISE A JOUR DES PRIX DE VENTE

A. Présentation

Cet outil est utilisé pour altérer les divers prix de vente.
Cet outil est souvent utilisé pour la préparation des soldes.

B. Utilisation

Conseil : Effectuer une sauvegarde au préalable.

1. Aller dans le menu Outil -utilitaires – Mise à jour des prix de vente

Sélectionner les articles concernés par la modification (via les critères)
L’écran suivant apparaît :

Cocher la source à considérer (en général prix de vente)
Cocher la destination (en général prix solde 1 ou prix solde 2)
Choisir le mode de calcul de la destination
- Prix fixe : la destination aura le prix fixe de saisie
  Exemple : tous les articles très anciens à 29 €
- Par coefficient : la destination aura un prix proportionnel à la source, le calcul est le suivant :
  destination = source × coefficient
  Exemple : Soldes à -30 %
  Source : prix de vente
  Destination : Prix de solde 1
  Coefficient : 0,7
Fixer ou pas les arrondis
Vérifier les saisies effectuées
Confirmer les modifications à l’aide de la touche OK