Définitions
Stock réel : Stock existant physiquement dans le magasin et les entrepôts, ces articles peuvent être comptés.
Stock théorique : Stock calculé automatiquement par CashOffice (équivalent aux quantités des fiches articles)
Stock photo : Image du stock théorique arrêté à un instant donné. (Au début d’inventaire)
Zone : Zones divisant géographiquement le magasin. Le « cumul » des zones constitue le stock réel.
Si une deuxième photo du stock est réalisée, cette dernière remplacera la précédente.
Conseils avant inventaire :
1. Dans le cas où il y a un Siège, effectuer une transmission.
Étape 1 : Début d’inventaire
Étape 2 : Saisie du stock réel (clavier, portable d’inventaire…)
Étape 3 : Fin de saisie du stock réel
Étape 4 : Impression des documents (écarts, inventaire réel, etc.) Et correction des saisies si besoin.
Étape 5 : Mise à jour du stock théorique
I. Début d’inventaire
1. Lancer CashOffice
2. Aller dans le menu INVENTAIRE
3. Sélectionner Nouvel inventaire
4. Laisser les 2 cases cochées
– remise à zéro de l’inventaire et des saisies
– prendre une photo du stock
5. valider les opérations de remplacements
II. Saisie (avec portable de saisie)
Cliquer sur Inventaire – Portable inventaire
1. Remise à zéro des portables
2. Scanner la zone avec le portable
3. Récupérer les données provenant du portable
a. Menu Récupération des données du portable – d’une zone
b.Informer le numéro de zone
(On ne peut pas cumuler plusieurs récupérations sur une même zone)
c. Sélectionner le portable adéquat
d. Suivre les instructions
4. Vérifier la récupération des données
Inventaire – États – Impression de l’inventaire réel, d’une zone puis saisir le numéro de zone
5. Contrôler manuellement la qualité des quantités saisies
6. Refaire la saisie des autres zones
7. Imprimer les codes-barres « non valides »
Inventaire – États – Impression des références inconnues
Remarque : le nombre de références inconnues est égal à la zone + le contrôle
8. Avec ces références inconnues : rechercher l’article en question (dans le magasin)
9. Recréer une nouvelle zone contenant ces articles
III. Saisie (au clavier)
1. Aller dans le menu Saisie – Saisie en rafale avec saisie des quantités, D’une zone
2. Informer le numéro de la zone (on peut cumuler les saisies)
3. Entrer les articles ainsi que les quantités
4. Valider la saisie par la touche F12.
5. Vérifier la saisie États – Impression de l’inventaire réel – d’une zone puis saisir le numéro de zone
IV. Fin des saisies
Cumul des zones pour obtenir l’inventaire réel
(Attention : il va être utilisé pour la suite des opérations)
a. Sélectionner Création de l’inventaire réel par cumul des zones
b. Répondre OUI à la question
V. Edition de l’inventaire
1. Sélectionner Impression de l’inventaire réel, avec taille couleur
(Complet)
Ou
Sélectionner Impression de l’inventaire réel, chiffré par famille
(Synthèse)
2. Sélectionner F5 (raz) puis et F12 (validation)
VI. Correction des saisies
1. Recherche la zone dans laquelle l’article se trouve
Impression de l’inventaire réel, détaillé par référence
2. Sélectionner l’article en question (F5, article et taper l’article)
(L’état indiquera les zones dans lequel se trouve l’article)
3. Aller dans Modification d’une référence saisie
4. Saisir la zone dans laquelle il faut apporter la modification
VII. Optionnel : exportations des fichiers d’inventaire
1. Sélectionner Import/Export
2. Cliquer sur Exporter l’inventaire réel
3. Sélectionner le chemin (comme dans les autres programmes Windows) puis valider
VIII. MISE A JOUR DU STOCK
Très important : L’inventaire et le cumul des zones doivent être correct.
1. Sélectionner Mise à jour du stock
2. Soit : De tous les articles = TOUT
D’une sélection = d’une partie de stock (en fonction des critères)
Des articles saisis = juste les références saisies dans l’inventaire
Attention : saisir toutes les tailles et couleurs de la référence saisie.
3. Confirmer la mise à jour par valider
IX. VERIFICATION
Vérifier les quantités dans CashOffice :
Inventaire, Quantité en stock chiffrée, Famille
